Cómo identificar que tus tiendas necesitan un ERP

¿Qué es un ERP?

Un ERP (del inglés, Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión para todas las áreas de una compañía. Imagina todos los sectores que forman parte de una empresa: administración, finanzas, recursos humanos, marketing, ventas, tiendas, logística, compras, manufactura… y la lista sigue. Un ERP integra todos esos sectores bajo un mismo sistema para que puedan trabajar mejor en conjunto, facilitando la trazabilidad de los procesos y, por lo tanto, una mejor optimización de los recursos.

Los módulos de un ERP más utilizados para el control de las tiendas son:

Finanzas. Integra en tiempo real las operaciones financieras con otros procesos empresariales como las compras, ventas en tienda, producción o la entrega de servicios.

Ventas. Permite llevar un control preciso de todo el proceso comercial, principalmente las ventas de contado y a crédito realizadas en las tiendas.

Compras. Este módulo provee un método sistemático de gestión para los procesos de aprovisionamiento, desde la solicitud de pedido hasta el pago, incluidos los recibos, las facturas, las devoluciones y los pagos anticipados

Inventarios. Este módulo facilita la gestión de tus productos, ayudando a optimizar los tiempos logísticos y mejorando la trazabilidad de los productos en tus centro de distribución y en cada tienda.

¿Cómo saber si es el momento de implementar un sistema ERP para tus tiendas?

La gran mayoría de las empresas empiezan usando una variedad de herramientas simples e independientes para gestionar diferentes procesos.

Con el tiempo, el crecimiento hace que sea cada vez más difícil trabajar con esas herramientas de forma independiente, porque se dificulta tener una visión de conjunto valiosa, y se emplea mucho tiempo en tareas repetitivas que un sistema integrado puede gestionar de manera automatizada, entre otros problemas que, en definitiva, impiden que la compañía siga creciendo.

Destacamos algunos indicadores que pueden ayudarte a determinar si tu empresa necesita implementar un sistema ERP.

1.- Tu equipo destina mucho tiempo a actividades cotidianas.

La demora en completar actividades clave como el cierre contable puede deberse a tener muchas aplicaciones independientes y desconectadas entre sí. Un sistema ERP te permite integrar soluciones y datos en un único sistema con una interfaz común, facilitando que las unidades de negocio y las tiendas se comuniquen con facilidad y hagan su trabajo de forma eficaz.

2.- No tienes respuesta para algunas preguntas de negocio clave.

¿Puedes responder fácilmente a preguntas importantes sobre tu negocio como los ingresos por Sucursal, línea de producto o la cantidad de devoluciones? Si no puedes hacerlo, es posible que los sistemas segregados y la falta de acceso a métricas y KPIs integradas sea la causa, algo que fácilmente puede verificarse desde un ERP

3. Tienes procesos de negocio que se te escapan.

¿Hay áreas en las que no tienes ningún tipo de trazabilidad de los procesos? En ese caso, es posible que sea más difícil para usted gestionar el inventario, ofrecer un mejor servicio a los clientes, o mantener los costos controlados. También es posible que sus procesos de negocio necesiten ser reestructurados para adaptarse al crecimiento, o a prioridades cambiantes. Todo eso puede hacerse mejor con un sistema ERP

4. Tienes procesos manuales con múltiples conjuntos de datos.

¿La mayoría de tus departamentos usan sus propias aplicaciones y procesos para hacer las cosas? Si es así, es probable que pasen demasiado tiempo capturando datos duplicados. Cuando la información no puede fluir entre los sistemas, la generación de informes lleva más tiempo, ocurren errores con frecuencia y la toma de decisiones se entorpece

5. Estás perdiendo oportunidades de negocio que aparecen y desaparecen rápidamente.

¿Estás destinando tanto tiempo a la gestión de tu negocio que no puedes perseguir nuevas oportunidades interesantes? Los sistemas ERP incluyen funcionalidades avanzadas e inteligentes, como machine learning y analíticas predictivas, que simplifican la identificación y capitalización de nuevos proyectos rentables

¿Cuáles son las principales ventajas de un sistema ERP para controlar tus tiendas?

1.- Mayor productividad:

Un ERP permite optimizar y automatizar tus procesos de negocio centrales para ayudar a todas las personas de tu compañía a hacer más con menos recursos.

2.- Información estratégica más profunda:

La integración de los datos provenientes de tus tiendas permite eliminar los silos de información, obteniendo una única fuente de información confiable que facilita las respuestas rápidas a preguntas de negocio críticas.

3.- Informes acelerados:

Las analíticas integradas permiten agilizar la generación de informes financieros, y compartirlos más fácilmente. Esto es clave para poder actuar con base en información estratégica y mejorar el rendimiento.

4.- Menos riesgo:

Una mayor visibilidad y control del negocio permite garantizar el cumplimiento de los requisitos regulatorios y prevenir riesgos. También es más sencillo realizar una proyección que contemple futuros imponderables.

5.- TI simplificada:

Al utilizar aplicaciones que comparten una misma base de datos, puedes simplificar los procesos de TI y ofrecerle a todos una manera más efectiva de trabajar. Adicionalmente, si tu ERP funciona en la nube, también puedes olvidarte de los problemas de compatibilidad con tus equipos.

6.- Más agilidad:

La trazabilidad y automatización de los procesos dan como resultado operaciones eficientes y un rápido acceso a los datos críticos en tiempo real de las tiendas. Gracias a ello, puedes identificar más rápidamente nuevas oportunidades de negocio y reaccionar a ellas.

Modelo de ERP Cloud o en la nube 

Un ERP en la nube funciona en una plataforma cloud pública provista por un tercero. En ese caso, la implementación y el mantenimiento del sistema es gestionado por el proveedor, y tiene la ventaja de ofrecer acceso a la última tecnología sin necesidad de invertir en equipos nuevos. Conoce el ERP Cloud de Kenware.

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